Audit internal merupakan komponen krusial dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi efektivitas penerapan standar, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ISO 9001 serta kebijakan dan prosedur internal perusahaan. Laporan audit internal yang baik harus jelas, ringkas, dan informatif. Artikel ini akan menyajikan contoh kerangka dan isi dari sebuah laporan audit internal ISO 9001.
Struktur Laporan Audit Internal
Sebuah laporan audit internal ISO 9001 yang komprehensif umumnya mencakup beberapa bagian utama. Struktur ini membantu auditee dan manajemen untuk memahami temuan audit dengan cepat dan efektif.
1. Informasi Umum Audit
Bagian ini memberikan konteks dasar mengenai audit yang dilakukan.
Judul Laporan: Laporan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
Nomor Laporan: (Contoh: LAI-2023-001)
Departemen/Area yang Diaudit: (Contoh: Produksi, Logistik, Layanan Pelanggan)
Periode Audit: (Contoh: 15-19 Mei 2023)
Auditor Utama: Nama Auditor yang bertanggung jawab
Tim Auditor: Nama anggota tim auditor
Auditee Utama: Perwakilan dari departemen yang diaudit
Standar yang Diaudit: ISO 9001:2015 (Beserta klausul spesifik jika diperlukan)
Tujuan Audit: Pernyataan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai melalui audit ini. (Contoh: Memverifikasi kesesuaian proses produksi dengan standar ISO 9001 dan efektivitas pengendalian mutu.)
Ruang Lingkup Audit: Deskripsi detail mengenai proses, departemen, atau aspek SMM yang dicakup dalam audit.
2. Ringkasan Eksekutif
Bagian ini adalah gambaran singkat dari temuan utama audit. Biasanya ditujukan untuk manajemen puncak yang mungkin tidak memiliki waktu untuk membaca laporan lengkap.
Kinerja keseluruhan SMM di area yang diaudit.
Temuan kunci (major/minor non-conformity, opportunities for improvement).
Rekomendasi utama.
3. Temuan Audit
Ini adalah inti dari laporan audit. Temuan dikategorikan untuk mempermudah pemahaman.
a. Kesesuaian (Conformities)
Menyebutkan praktik-praktik baik yang telah diidentifikasi dan sesuai dengan persyaratan standar serta prosedur internal. Ini penting untuk memberikan apresiasi dan mendorong praktik yang baik.
Contoh: "Dokumentasi prosedur operasi standar (SOP) di bagian pengemasan selalu diperbarui dan tersedia di setiap stasiun kerja."
b. Ketidaksesuaian (Non-Conformities)
Merupakan deviasi dari persyaratan ISO 9001 atau prosedur internal. Ketidaksesuaian biasanya dibagi menjadi:
Major Non-Conformity (MNK): Kegagalan yang berdampak signifikan pada kemampuan sistem untuk mencapai tujuan atau menghasilkan produk/layanan yang sesuai. Memerlukan tindakan perbaikan segera.
Minor Non-Conformity (mNK): Kegagalan yang tidak berdampak luas atau parah, tetapi tetap merupakan penyimpangan dari persyaratan.
Contoh Minor Non-Conformity:
Klausul Terdampak: 7.5 – Informasi Terdokumentasi
Deskripsi Temuan: Terdapat satu dokumen instruksi kerja terkait kalibrasi alat ukur yang belum ditandatangani oleh penanggung jawab proses, meskipun sudah ada bukti pelaksanaan kalibrasi.
Bukti Audit: Dokumen Instruksi Kerja No. IKL-KAL-003, Wawancara dengan Staf Laboratorium.
Potensi Dampak: Potensi risiko kesalahan interpretasi terhadap keabsahan instruksi kerja.
c. Peluang Peningkatan (Opportunities for Improvement - OFI)
Area di mana proses atau sistem dapat ditingkatkan untuk menjadi lebih efisien, efektif, atau sesuai dengan praktik terbaik, meskipun saat ini belum tentu merupakan ketidaksesuaian.
Contoh: "Proses pemantauan kepuasan pelanggan saat ini masih dilakukan secara manual. Ada peluang untuk mengintegrasikan sistem pengumpulan umpan balik pelanggan ke dalam platform digital yang sudah ada untuk efisiensi."
4. Rekomendasi Tindakan Perbaikan
Untuk setiap ketidaksesuaian yang ditemukan, laporan harus menyajikan rekomendasi tindakan perbaikan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).
Untuk MNK/mNK: Tindakan yang harus dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya kembali.
Untuk OFI: Saran atau usulan perbaikan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen.
5. Tindak Lanjut Audit
Bagian ini menjelaskan rencana untuk memverifikasi efektivitas tindakan perbaikan yang telah diambil oleh departemen yang diaudit.
Siapa yang bertanggung jawab memverifikasi.
Jadwal verifikasi.
Metode verifikasi.
6. Lampiran (Opsional)
Materi pendukung seperti daftar periksa audit, daftar hadir, salinan dokumen kunci, dll.
Pentingnya Laporan Audit yang Efektif
Laporan audit internal yang disusun dengan baik bukan hanya sekadar dokumen pemenuhan kewajiban ISO 9001. Ia adalah alat manajemen yang berharga untuk:
Memantau kinerja sistem manajemen mutu.
Mendorong budaya perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).
Mengidentifikasi risiko dan peluang sedini mungkin.
Mendukung pengambilan keputusan berbasis bukti.
Meningkatkan kesadaran dan keterlibatan staf terhadap standar kualitas.
Dalam menyusun laporan, gunakan bahasa yang jelas, objektif, dan hindari jargon yang berlebihan. Fokus pada fakta dan bukti yang ditemukan selama proses audit. Dengan laporan yang terstruktur dan informatif, audit internal akan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi organisasi Anda dalam mencapai keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan.