Dalam dunia bisnis yang dinamis, menjaga integritas, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap regulasi adalah hal krusial. Salah satu instrumen penting yang membantu mencapai tujuan ini adalah Audit Internal Charter. Dokumen ini berfungsi sebagai fondasi dan panduan utama bagi fungsi audit internal dalam sebuah organisasi. Artikel ini akan memberikan contoh internal audit charter yang komprehensif, menjelaskan setiap elemennya, dan mengapa dokumen ini sangat vital.
Internal Audit Charter (Piagam Audit Internal) adalah dokumen formal yang mendefinisikan tujuan, wewenang, dan tanggung jawab unit audit internal. Dokumen ini secara resmi mengukuhkan keberadaan audit internal, memberikannya otoritas yang diperlukan untuk beroperasi, serta menetapkan batasan dan ruang lingkupnya. Charter ini biasanya disetujui oleh dewan direksi atau komite audit, dan menjadi titik acuan utama bagi para auditor internal, manajemen, serta pihak eksternal yang berkepentingan.
Pentingnya Internal Audit Charter tidak dapat diremehkan. Dokumen ini memiliki beberapa fungsi vital:
Meskipun setiap organisasi mungkin memiliki nuansa yang berbeda, sebuah Internal Audit Charter yang baik umumnya mencakup elemen-elemen berikut:
Bagian ini biasanya diawali dengan pernyataan singkat tentang tujuan pembentukan unit audit internal. Tujuannya adalah untuk memberikan jaminan independen dan objektif kepada organisasi guna meningkatkan nilai dan operasionalnya.
Pernyataan Tujuan:
Unit Audit Internal dibentuk untuk memberikan jaminan independen dan objektif kepada Dewan Direksi dan Komite Audit mengenai:
1. Efektivitas sistem pengendalian internal.
2. Kecukupan manajemen risiko.
3. Kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan kebijakan internal.
4. Efisiensi dan efektivitas operasional.
5. Keamanan aset organisasi.
Unit Audit Internal bertujuan untuk membantu organisasi mencapai tujuan strategisnya melalui pendekatan yang sistematis dan disiplin.
Bagian ini sangat penting untuk memastikan audit internal dapat menjalankan fungsinya tanpa hambatan. Otoritas ini mencakup hak untuk mengakses semua catatan, sistem, personel, dan fisik perusahaan.
Otoritas dan Akses:
Unit Audit Internal memiliki otoritas penuh dan akses tanpa batas ke semua catatan, data, sistem elektronik, aset, lokasi, dan personel di seluruh organisasi. Otoritas ini berlaku untuk semua anak perusahaan, afiliasi, dan pihak ketiga yang menangani pekerjaan atau layanan atas nama organisasi. Semua karyawan berkewajiban untuk bekerja sama dan memberikan informasi yang diminta oleh tim Audit Internal secara tepat waktu.
Independensi adalah tulang punggung audit internal. Bagian ini menegaskan bahwa audit internal harus bebas dari campur tangan operasional dan memiliki kebebasan untuk melaporkan temuan secara objektif.
Independensi dan Objektivitas:
Untuk memastikan objektivitas, Kepala Audit Internal akan melapor secara fungsional kepada Komite Audit atau Dewan Direksi dan secara administratif kepada manajemen eksekutif tingkat tertinggi. Audit Internal tidak akan bertanggung jawab atas pengembangan atau implementasi kebijakan dan prosedur, atau operasionalisasi sistem. Auditor Internal harus menghindari konflik kepentingan dan menjaga sikap profesional yang independen.
Ini adalah inti dari fungsi audit internal, yang merinci jenis kegiatan yang akan dilakukan.
Bagian ini mendefinisikan kepada siapa hasil audit akan dilaporkan dan dalam format apa.
Pelaporan:
Unit Audit Internal akan melaporkan temuan, rekomendasi, dan rencana tindakan kepada Komite Audit dan manajemen eksekutif. Laporan audit akan mencakup tujuan audit, ruang lingkup, metodologi, temuan, rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti, dan tanggapan manajemen. Audit Internal akan menerbitkan laporan ringkasan kinerja secara berkala kepada Komite Audit.
Menjelaskan standar profesional yang harus dipenuhi oleh tim audit internal.
Tim audit internal harus terdiri dari individu yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman profesional yang memadai untuk melaksanakan tugasnya. Pelatihan berkelanjutan dan pengembangan profesional adalah suatu keharusan untuk menjaga kompetensi.
Menjelaskan bagaimana audit internal berinteraksi dengan auditor eksternal dan regulator lainnya.
Audit Internal akan bekerja sama dan berkoordinasi dengan auditor eksternal, regulator, dan pihak lain yang relevan untuk memastikan efisiensi dan efektivitas pengawasan, serta menghindari duplikasi upaya.
Memiliki Internal Audit Charter yang kuat dan terdefinisi dengan baik bukan hanya sekadar kepatuhan terhadap praktik terbaik, tetapi juga merupakan investasi strategis. Dokumen ini memberikan kerangka kerja yang jelas, memberdayakan tim audit internal untuk berfungsi secara efektif, dan pada akhirnya, berkontribusi pada kesehatan dan kesuksesan jangka panjang organisasi. Dengan memahami komponen-komponennya dan mengadaptasinya sesuai kebutuhan, organisasi dapat membangun fondasi audit internal yang kokoh.